Documal: Biar Dokumen Mudah Dicari

Documal

Semua perusahaan pasti menyimpan dokumen kertas, mulai dari surat perjanjian sampai invoice. Jumlahnya setiap hari bertambah. Satu dokumen, kata Wana Sedayu (Business Development Application Services, PT Fujitsu Indonesia) dalam jumpa pers di Jakarta (26/11/2015), bahkan bisa difotokopi 19x. Alhasil jumlah dokumen yang disimpan di kantor akan sangat banyak bukan?

Dokumen-dokumen ini biasanya kemudian diarsipkan dan akan diambil lagi jika diperlukan. Dokumen keuangan misalnya, menurut peraturan pemerintah harus disimpan 10 tahun.

Namun jika jumlah dan jenis dokumen banyak, mencarinya lagi biasanya tak mudah. Butuh waktu. Apalagi jika usianya sudah cukup lama, sehingga sudah disimpan di gudang. Dokumen pun bisa jadi rusak karena lapuk dimakan usia, atau hilang karena terlalu sering berpindah-pindah tangan.

Ketidakefisienan inilah coba ditiadakan oleh Fujitsu dengan solusi manajemen dokumen digital bernama Documal. Semua dokumen dibuatkan bentuk digitalnya, sehingga lebih mudah disimpan dan dicari kembali. Documal, kata Pierre Ampera Haroen (Business Development Application Services, PT Fujitsu Indonesia), adalah solusi berbasis web untuk membantu mengelola dokumen.

Agar Documal bisa mengelola dokumen, pertama-tama harus dibuatkan definisi dari jenis dokumen yang akan didigitalkan. Misalnya surat penagihan, surat kontrak, atau dokumen yang butuh persetujuan. Otorisasi folder juga perlu ditetapkan agar dokumen bisa dimasukkan dan dibaca oleh orang yang memang berhak.

Nantinya Documal, jelas Wana, akan mengenali dokumen berdasarkan isi dokumen, dan bukan berdasarkan penamaan dokumen. Melalui software OCR (optical character recognition) ABB, Documal akan membaca dan mengenali isi dokumen, lalu otomatis memasukkannya ke folder yang sesuai.

Untuk mencari kembali dokumen tertentu, kamu cukup melakukan filter. Sebab Documal bisa menyortir dokumen bersarkan informasi penting yang ada di dalam dokumen. Jadi misalkan kita ingin mencari dokumen yang terkait dengan PT Adaada, ya tinggal masukkan filter PT Adaada. Nanti semua arsip dokumen yang di dalamnya mengandung kata PT Adaada akan dimunculkan.

Yang juga menarik, Documal bisa membuatkan hubungan antar dokumen yang ada tanpa mengubah otorisasi file. Misalnya untuk dokumen keuangan yang terkait dengan draft cetak biru ruangan. Jadi orang teknik misalnya bisa mengetahui bahwa ada lampiran keuangan di file-nya, tapi ia tak bisa membukanya.

Pelacakan siapa saja yang membaca dokumen dan dari mana bisa dilakukan melalui fitur log control monitor & audit support. Selain itu juga ada document version history.

Sedangkan dokumen yang sudah habis masa berlakunya bisa dihapus melalui fitur Document Purge. Sementara yang mau disimpan bisa disimpan dalam bentuk HTML, dan jika diperlukan nantinya dikembalikan ke Documal.
Documal, tandas Pierre, bisa dimanfaatkan oleh perusahaan apa pun. “Hampir semua perusahaan perlu document management,” katanya. Namun sementara ini pihaknya menyasar ke sektor konstruksi, manufaktur, dan finansial.

O ya, untuk bisa menggunakan software Documal perusahaan perlu menyiapkan database & application server dengan prosesor quad-core, RAM 32GB dan storage 1,5TB yang diperkirakan bisa menampung sekitar 1 juta file PDF. Sementara persyaratan software sebagai berikut: sistem operasi Windows Server 2008R2, database Oracle 11gR2/Server 2012, dan apps server Interstage Standard 32 bit.

Sumber Berita dari http://www.pcplus.co.id/